Vorzimmerassistenz (m/w/d)

.... zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vorzimmerassistenz (m/w/d)

für das Büro des Oberbürgermeisters

BesGr A 11 LBesO oder EG 10 TVöD

Das Büro 01 – Büro des Oberbürgermeisters der Landeshauptstadt Düsseldorf – umfasst alle organisatorischen Abteilungen, die dem Oberbürgermeister direkt zugeordnet sind. Dazu gehören zum Beispiel Protokoll-, Gremien- und Ratsangelegenheiten, Internationales, Ehrenamt, Bürgerservice und –kontakte, Fachreferentinnen und Fachreferenten sowie die Terminkoordination.

Die Tätigkeit im Büro 01 ist inhaltlich sehr vielfältig und erfordert Flexibilität sowie eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit. Zudem sind Offenheit, Loyalität und Freude an der Kommunikation wichtige Grundlagen des Handelns. Dem Geschäftszimmer der Büroleitung kommt in dem organisatorischen und inhaltlichen Kontext eine zentrale Rolle zu.

• Büroorganisation des Geschäftszimmers und Terminkoordination für den Oberbürgermeister sowie im Vertretungsfalle der Büroleitung
• Erledigung allgemeiner Verwaltungsarbeiten wie beispielsweise die Annahme, Vermittlung und Beantwortung telefonischer Anfragen
• Abwicklung des in- und externen Schriftverkehrs
• Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen
• Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs sowie Erstellung der entsprechenden Reisekostenabrechnung
• eigenverantwortliche Informationsbeschaffung, -bewertung und –weiterleitung
• Pflege und Organisation des Kalenders des Oberbürgermeisters
• operative Steuerungsunterstützung
• selbstständige Einschätzung und Priorisierung der eingehenden Terminanfragen und Umstellung des Tagesablaufs
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen.

• Bachelorabschluss mit einem für die Tätigkeit förderlichen Schwerpunkt, oder Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes oder Verwaltungsfachwirt*in
• nachweisbare mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Geschäftszimmer oder Sekretariat beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit sowie Kenntnisse der Kommunalverwaltung sind hierbei wünschenswert
• sicherer, freundlicher und gewandter Umgang mit Personen des öffentlichen Lebens sowie zeitliche Flexibilität für die besonderen Anforderungen der Tätigkeit
• hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten, persönliche Integrität
• Fähigkeit zu selbstständigem sowie strukturiertem Arbeiten
• hohe Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit
• gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, MS-Teams et cetera)
• hohe Belastbarkeit und hohe Reaktionsgeschwindigkeit
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.

Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist eine Einstellung im Beamtenverhältnis möglich.

STBL1_DE