Executive Assistant (w/m/d) - Strategie und Gremienarbeit

Wir suchen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit als Executive Assistant (w/m/d) für den Einsatz in einer zentralen Landesbehörde mit Sitz in Düsseldorf .

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung bei strategischen Projekten und übernehmen die Koordination der Gremienarbeit sowie die Kommunikation mit politischen und administrativen Entscheidungsträgern. Wenn Sie Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein Gespür für komplexe Zusammenhänge mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Einsatzinformationen

Einsatzort: Düsseldorf, NRW

Auftraggeber: Zentrale Landesbehörde

Einsatzbeginn: 15.08.2025

Einsatzdauer: 18 Monate

Wochenstunden: 39,83 Std./Woche

Arbeitszeit: Mo.–Fr., 06:00 - 20:00 (Gleitzeit)

Vergütung: Attraktiv, abhängig von Qualifikation und Erfahrung

Zulagen: Nach geltendem Tarifvertrag

Arbeitsmedizin: Entsprechend den Projektanforderungen (min. G 37)

Bewerbungsfrist: 15.07.2025

Unsere Benefits für Sie

• Attraktive Tätigkeit im öffentlichen Dienst
• Spannende Einblicke in strategische Projekte und politische Kommunikation
• Keine Wochenendarbeit oder Schichtdienste
• Persönliche Betreuung durch ETA Personal GmbH
• Möglichkeit zur langfristigen Zusammenarbeit

Aufgabenbeschreibung

• Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung Governance und Recht bei strategischen Projektthemen der Geschäftsführung
• Bearbeitung von Korrespondenz und Schriftwechseln, insbesondere mit Projektbeteiligten und Stakeholdern (z. B. Ministerien)
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Projektgruppenterminen inklusive Protokollerstellung
• Sicherstellung des Termin- und Fristenmanagements sowie Planung und Organisation von Meetings
• Datenerfassung, Datenabgleich und Sicherstellung der formellen Qualität
• Verwaltung von Dokumenten sowie Aktenablage und -pflege
• Administrative Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung bei Projekten der Geschäftsführung
• Koordination der Kommunikation mit der Aufsicht (Verwaltungsrat), insbesondere Fristenmanagement und proaktives Argumentationsmanagement
• Verantwortung für die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Verwaltungsrats, insbesondere die vollständige und inhaltlich präzise Protokollierung der Sitzungsverläufe
• Kommunikation mit Ministerien, politischen Mandatsträgern, Mitgliedern des Verwaltungsrates und der Aufsicht – in unmittelbaren, nicht übergreifenden Angelegenheiten der Betriebsleitung

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder kaufmännische/r Angestellte/r (IHK)
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im Projektumfeld
• Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
• Ausgeprägte Fähigkeit zur adressatengerechten Kommunikation in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in einem dynamischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch kenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift
• Wünschenswert: Grundkenntnisse in SAP und Erfahrung im Umgang mit Datenbanken

Die ETA Personal GmbH

Die ETA Personal GmbH ist ein spezialisierter Personaldienstleister mit Fokus auf die Vermittlung qualifizierter Fach- und Führungskräfte in den Bereichen Verwaltung, Technik und IT.

Mit langjähriger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern und Institutionen bieten wir maßgeschneiderte Personallösungen – zuverlässig, transparent und partnerschaftlich.

Unsere Mission : Menschen mit Verantwortung zusammenzubringen und Projekte mit Kompetenz und Engagement zu unterstützen.

Gestalten Sie Verwaltung aktiv mit

Nutzen Sie Ihre Chance, Ihre Kompetenzen in einem verantwortungsvollen Umfeld einzubringen – mit direktem Bezug zu strategischen Projekten und politischer Kommunikation auf Landesebene.

Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil eines engagierten Teams, das Verwaltung zukunftsorientiert und wirkungsvoll gestaltet.

Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne persönlich zur Verfügung.