Project Management Officer
- As our PMO, you'll play a key role in ensuring structured governance and the smooth coordination of our IT project portfolio. Your responsibilities will include supporting portfolio planning, resource and capacity management, process optimisation, and portfolio-wide reporting. These activities enable informed decision-making and help ensure strong alignment with stakeholders across departments and regions.
- Support the strategic and rolling planning of the IT project portfolio, including capacity, budget, and scope planning, with regular monthly updates and cross-functional coordination
- Maintain and update the central project portfolio list, ensuring alignment with strategic objectives and accurate tracking of KPIs, milestones, risks, and issues
- Support project resource management, including tracking internal and external staffing needs and monitoring contract compliance for external service providers
- Assist with project initiation, including the preparation of project proposals and coordination of approval workflows
- Drive continuous improvement of project and governance processes across Group IT
- Guide project managers in following established project processes and reporting standards
- Organise and maintain project documentation and reporting repositories to ensure consistency and accessibility
- Collect and review monthly project reports, ensuring data accuracy and consistency across the portfolio
- Prepare clear, actionable summaries and dashboards for the monthly portfolio review board
- Capture and document key outcomes and decisions from meetings and review boards
- Coordinate communication around major IT initiatives, ensuring alignment with broader IT communication strategies
- Facilitate alignment and collaboration across departments to support effective portfolio execution
- Act as a primary contact for the operational aspects of the IT project portfolio
- Practical experience supporting IT project planning, reporting, and resource coordination, preferably within a PMO or central project organisation
- Experience using project and portfolio management tools (e.g. Microsoft Project, Smartsheet, Planisware, or Wrike) to support multi-project planning, tracking, and reporting#
- Preferred certification in Project Management (e.g. PMP) or Portfolio Management (e.g. PfMP)
- Proven ability to manage timelines, organise project documentation, and support process adherence
- Familiarity with portfolio governance practices, including KPI tracking, milestone monitoring, risk and issue management, and documentation control within structured approval workflows
- Ability to prepare clear reports, dashboards, and meeting documentation to support cross-functional alignment and senior stakeholder communication
- Strong coordination skills with the ability to communicate clearly and effectively with diverse stakeholders
- Ability to work effectively in a complex collaborative, matrix environment with virtual teams in a multi-cultural / geographically diverse environment
- Strong problem-solving and troubleshooting skills, with the capacity for mature judgment in challenging situations
- A strong command of spoken and written English is a must, and knowledge of German is a plus
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