Office Management (m/w/d) (Düsseldorf)

Mein Kunde ist ein großes, etabliertes Unternehmen im Großraum Düsseldorf mit einer modernen und professionellen Unternehmensstruktur. Es zeichnet sich durch klare Prozesse, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und eine langfristige Ausrichtung aus. Die Organisation legt großen Wert auf Zuverlässigkeit, Serviceorientierung und effiziente Büroabläufe. Das Office Management spielt dabei eine zentrale Rolle als organisatorische Schnittstelle im Tagesgeschäft. Gesucht wird eine engagierte Persönlichkeit für das Office Management in direkter Festanstellung.

• Du koordinierst Termine für das Team sowie die Geschäftsleitung und sorgst für eine optimale Zeitplanung.
• Die Organisation von Dienstreisen fällt ebenfalls in deinen Bereich.
• Du kümmerst dich um die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Obst.
• Die Verwaltung der Schlüssel am Standort liegt in deiner Verantwortung.
• Posteingang und -ausgang, inklusive Versand von Kurierpaketen, bearbeitest du zuverlässig.
• Diverse administrative Tätigkeiten gehören ebenso zu deinem Aufgabenfeld.
• Du koordinierst die Instandhaltung und das Gebäudemanagement am Bürostandort und kümmerst dich um die Dekoration.
• Gäste empfängst und betreust du freundlich und professionell.
• Der Austausch und die Kommunikation mit Kunden sowie Geschäftspartnern, besonders mit dem internationalen Hauptsitz, sind Teil deiner täglichen Arbeit.
• Du sorgst für die ordentliche Ablage und Verwaltung von Dokumenten.
• In enger Zusammenarbeit mit HR und IT unterstützt du das On- und Offboarding, inklusive Einrichtung von Arbeitsplätzen sowie der Übergabe von Autos und Hardware.
• Du achtest darauf, dass die Office-Richtlinien eingehalten werden und stellst die Funktionalität der technischen Ausstattung sicher.

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Office Management ist von Vorteil.
• Du beherrschst die englische Sprache sicher in Wort und Schrift.
• Der Umgang mit MS-Office ist für dich selbstverständlich, ebenso wie ein grundsätzliches Interesse an IT-Anwendungen.
• Du arbeitest eigenständig, strukturiert und sorgfältig.
• Du verfügst über ein offenes, kommunikatives Wesen und agierst proaktiv.
• Ein souveränes und gepflegtes Auftreten rundet dein Profil ab.

• Gemeinsame Firmenevents und ein starkes Teamgefühl.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten.
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben.
• Ein modernes und angenehmes Arbeitsumfeld.
• Eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien.
• Raum zur Umsetzung eigener Ideen und persönlicher Weiterentwicklung.
• Zugang zu Urban Sports und weiteren Benefits.