Office Manager (m|w|d)

we connect people Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und übernehmen gerne Verantwortung? Sie kommunizieren souverän auf Deutsch und Englisch und haben Freude daran, einen reibungslosen Büroalltag zu gestalten? Dann haben wir die passende Herausforderung für Sie! Für unseren Kunden, ein international tätiges und zukunftsorientiertes Unternehmen mit Sitz in Düsseldorf, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m⁠|⁠w⁠|⁠d) Unser Kunde bietet Ihnen: WORK-LIFE-BALANCE: Eine 37,5-Stunden-Woche bei Vollzeit für eine ausgewogene Balance zwischen Beruf und Privatleben MOBILITÄT: Ein kostenfreies Deutschlandticket sowie die Möglichkeit zum Bike-Leasing BENEFITS: Monatlich bis zu 25 € Zuschuss – beispielsweise als Wertgutschein oder für eine Urban-Sport-Mitgliedschaft FAMILIE: Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch einen Zuschuss zur Kinderbetreuung WEITERENTWICKLUNG: Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung ARBEITSUMFELD: Ein moderner Arbeitsplatz mit guter Verkehrsanbindung und abwechslungsreichen Aufgaben TEAM: Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld mit regelmäßigen Come-Together-Veranstaltungen VERANTWORTUNG: Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv weiterzuentwickeln und zu optimieren Ihre Aufgaben:

• Fachliche und organisatorische Leitung und Koordination des Office-Teams
• Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Büroablaufs
• Organisation der allgemeinen Büroadministration inklusive Post, Korrespondenz, Material- und Bestellwesen
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern sowie Organisation von Bewirtungen
• Planung und Koordination von Meetings, Konferenzen, Räumen und Terminen
• Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Bahn-, Hotel- und Mietwagenbuchungen
• Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen und Events
• Koordination externer Dienstleister sowie Unterstützung im Gebäude- und Facility Management
• Organisation von Arbeitsplatz-, Raum- und Umzugsplanungen
• Betreuung und Verwaltung des Fuhrparks, unter anderem Dienstwagen, Tankkarten und Leasingverträge
• Verwaltung von Dienstleister-, Miet- und Versicherungsverträgen inklusive digitaler Ablage und Fristenüberwachung
• Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen sowie Verwaltung von Zutrittskarten und A1-Bescheinigungen
• Koordination und Dokumentation von Maßnahmen im Bereich Arbeitssicherheit, beispielsweise Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsarzttermine
• Unterstützung bei Themen rund um Datenschutz und weitere interne Compliance-Anforderungen
• Pflege und Verwaltung interner Richtlinien, Dokumentationen und Nachweise
• Umsetzung und Weiterentwicklung nachhaltiger Maßnahmen im Büro, insbesondere in den Bereichen Energieeffizienz, Abfallmanagement und Ressourcenschonung

Ihr Profil:

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Office Administration oder vergleichbaren organisatorischen Funktionen
• Idealerweise erste oder aktuelle Erfahrung in der fachlichen Führung und Koordination eines Teams
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Professionelles, freundliches und souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Kollaborationstools
• Idealerweise Kenntnisse in den Bereichen Arbeitssicherheit, Datenschutz oder Facility Management
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Müde von langen und zähen Prozessen? Dann schicken Sie uns heute noch Ihren Lebenslauf und wir garantieren Ihnen eine schnellstmögliche und unkomplizierte Abwicklung. BITTE BEZIEHEN SIE SICH BEI IHRER BEWERBUNG AUF DIE REFERENZNUMMER 9024-A Vorteile einer Vermittlung durch TRICONNECT:

• Steuerung und Beratung bei Vertrags- und Gehaltsverhandlungen
• Terminmanagement und Koordination aller Gespräche bei unserem Kunden
• Tipps und Tricks für das perfekte Vorstellungsgespräch
• Auf Wunsch die Begleitung zum Vorstellungsgespräch