Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Für eine etablierte Spitzenverbandsorganisation im Großraum Düsseldorf suchen wir ab sofort eine Assistenz der Geschäftsführung. In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Koordinationsfunktion und stellen den strukturierten Ablauf des operativen Tagesgeschäfts sicher. Sie unterstützen die Geschäftsführung sowohl in strategischen als auch in operativen Fragestellungen und tragen mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent wesentlich zur Leistungsfähigkeit und Zielerreichung der Organisation bei.

Aufgaben

• Termin- und Zeitmanagement: Effiziente Planung, Koordination und Überwachung aller Termine, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung.
• Büroorganisation: Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags im direkten Umfeld der Geschäftsleitung.
• Kommunikation: Interner und externer Ansprechpartner (mündlich und schriftlich) für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner sowie dem Ehrenamt.
• Informationsmanagement: Aufbereitung, Strukturierung und Dokumentation relevanter Informationen und Dokumente; Pflege von Daten in relevanten Systemen (z. B. MS Office Anwendungen, Abrechnungssysteme).
• Vorbereitung von Unterlagen: Erstellung und Konzeption von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen; Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung von Versammlungen.
• Projektunterstützung: Mitwirkung bei Sonderprojekten, teilweise Übernahme von eigenständigen Verantwortlichkeiten.
• Repräsentation: Professionelles Auftreten und Repräsentation des Unternehmens nach innen und außen.

Qualifikation

• Idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein relevantes Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen oder vergleichbaren Tools.
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Digitale Kompetenz und Affinität zu modernen Arbeitstools.
• Organisationstalent und strukturiertes, eigenverantwortliches Arbeiten.
• Diskretion und absolute Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten.
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten.
• Hohes Maß an Proaktivität und Teamfähigkeit.

Benefits

• Ein modernes Arbeitsumfeld mit Raum für Eigeninitiative und persönliche Entwicklung.
• Spannende Projekte und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Zusammenarbeit mit einem motivierten und talentierten Team.
• Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen.
• 30 Urlaubstage .
• Homeoffice möglich.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!