Empfangsassistent (m/w/d)

N Personalservice GmbH

Die Suche nach dem passenden Bewerber ist genauso komplex wie die Suche nach dem passenden Traumjob. Mit unserem umfassenden Branchenüberblick und viel persönlichem Einsatz vereinfachen wir diesen Prozess für alle Beteiligten. Neukranz Personalservice GmbH- Ihr Partner wenn Sie sich beruflich verändern möchten oder müssen.

Ihre Aufgaben

• Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen sowie Dokumentation relevanter Informationen
• Koordination von Rückrufen oder Nachrichtenübermittlung
• Überwachung des Posteingangs, Sichtung, Kategorisierung und Verteilung von Dokumenten und E-Mails an die entsprechenden Kollegen oder Abteilungen
• Digitale Ablage und Archivierung von Dokumenten
• Verwaltung von Fristen und Überprüfung der Aktualität von Daten
• Erstellung und Überprüfung von Versicherungsbestätigungen
• Bearbeitung von Kündigungen und Anfragen sowie deren Erfassung im Online-System
• Versand von Policen, Verträgen und Rechnungen an Kunden
• Koordination und Verwaltung von Dienstleistern, einschließlich Terminabsprachen und Überwachung der Leistungen
• Überprüfung und Bestellung von Materialien und Getränken
• Koordination von Lieferungen sowie Prüfung und Einräumen von Bestellungen
• Verwaltung von Kalendern sowie Organisation und Koordination von Terminen
• Begrüßung und Empfang von Besuchern sowie Organisation der Registrierung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsräumen
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten
• Koordination interner Kommunikationskanäle und Arbeitsabläufe
• Allgemeine administrative Unterstützung und Optimierung interner Prozesse

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Büroorganisation, Verwaltung oder Empfang
• Erste Berufserfahrung im Empfangsbereich, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren Position • Vertrautheit mit administrativen Aufgaben sowie eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit bei der Erledigung von Aufgaben und dem Umgang mit vertraulichen Informationen
• Organisationstalent und Flexibilität zur effizienten Verwaltung von unterschiedlichen Aufgaben und Prioritäten
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit Mitarbeitern und Besuchern
• Diskretion und absolute Vertraulichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit MS Office und Offenheit für neue Technologien sowie die Bereitschaft, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten

Ihre Vorteile

• Ein wunderbares Arbeitsklima mit großartigen Kollegen sowie Vorgesetzten
• Einen langfristigen und zukunftssicheren Arbeitsplatz
• Zugehörigkeit zu einem dynamischen Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen
• Fachspezifische Weiterbildungen und Vorbereitungen auf Ihre Aufgaben
• Umfangreiche Zusatzleistungen, z. B. betriebliche Altersvorsorge, betriebliche Krankenversicherung, Unfallversicherung, gesundheitsfördernde Maßnahmen, kostenlose Getränke
• Zentrale Lage im Düsseldorfer Medienhafen mit guten Verkehrsanbindungen sowie Einkaufs- und Parkmöglichkeiten