Finance & Operations Administrator:in (w/m/d) | Teilzeit mit echtem Impact

Du weißt, was du kannst. Du suchst eine Stelle, die zu deinem Leben passt – nicht umgekehrt.

Bei RIIICO arbeiten wir daran, Fabriken einfacher veränderbar zu machen. Wenn Unternehmen neue Maschinen aufstellen, Produktionslinien umbauen oder ganze Werke modernisieren, ist oft unklar, wie die Fabrik heute wirklich aussieht. Unsere Software macht diese komplexen Umgebungen sichtbar, verständlich und planbar. So helfen wir Teams dabei, bessere Entscheidungen zu treffen, schneller zusammenzuarbeiten und große Veränderungen sicher umzusetzen.

Wir sind ein diverses, internationales Team von rund 30 Personen mit Büro in Düsseldorf. Wir bringen Menschen zusammen, die neugierig sind, Verantwortung übernehmen und sich gegenseitig wirklich unterstützen. Egal welcher Hintergrund, welche Lebensphase oder welche Geschichte – du wirst hier dazugehören.

Diese Stelle eignet sich besonders für Menschen, die nach einer Auszeit – sei es Elternzeit, Pflege oder einem anderen Lebensabschnitt – in die Berufstätigkeit zurückkehren und dabei Flexibilität brauchen, ohne auf sinnvolle Arbeit zu verzichten.

Damit du von Anfang an sicher durchstarten kannst:
Du übernimmst eine Rolle mit echter Substanz und wirst nicht allein gelassen. Du bekommst ausführliche Übergabenotizen, wirst von unserer CEO und Head of People & Culture eingearbeitet und hast eine erfahrene externe Lohnbuchhalterin an deiner Seite. Die Rolle ist heute noch breit aufgestellt, was typisch für diese Phase ist, und mit dem Wachstum des Unternehmens entstehen Möglichkeiten, den eigenen Fokus zu vertiefen.

Tasks

Was dich bei uns erwartet

Du arbeitest direkt mit der CEO zusammen und übernimmst vom ersten Tag an echte Verantwortung – für die gesamte Finanzfunktion von RIIICO. Du bist nicht jemand, der Aufgaben abarbeitet, sondern jemand, der mitdenkt, Prozesse hinterfragt und die Gründer aktiv entlastet.

Nach sechs Monaten läuft die Finanzfunktion vollständig durch dich – die Gründer haben die Hände frei. Du hast bestehende Prozesse übernommen, weißt wo sie verbessert werden können, und fängst an, sie weiterzuentwickeln und zu automatisieren. Mittelfristig bist du die Person, die Leads und Gründer mit strukturierten Finanz-Insights berät und proaktiv auf Auffälligkeiten hinweist – bevor jemand fragen muss.

Finanzadministration & Reporting (ca. 60%)

• End-to-End-Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kostenverfolgung und Buchführung.
• Vorbereitung vollständiger Dokumentation für die externe Steuerberatung
• Erstellung von Quartals- und Jahresberichten in Abstimmung mit dem Steuerberater
• Erstellung von Ausgangsrechnungen und Angeboten; Nachverfolgung eingehender Zahlungen
• Investor- und ESG-Reporting
• Eigenverantwortliche Pflege und Weiterentwicklung von Finanzautomatisierungstools und Spesenmanagement-Systemen

People Operations Admin (ca. 20%)

• Verwaltung der Gehaltsabrechnung über Personio und DATEV
• Onboarding neuer Teammitglieder: Unterlagen einholen, in Personio einpflegen, bei Fragen begleiten
• Pflege von Personalakten und HR-Daten (DATEV, Personio, OneDrive)
• Erstellen von Verträgen, Arbeitsbestätigungen und Zeugnissen anhand von Vorlagen

Büromanagement & allgemeine Administration (ca. 10-20%)

• Eigenverantwortliche Verwaltung von Büromaterial und Verbrauchsgütern
• Ad-hoc-Unterstützung über Finance und People Operations hinaus

Requirements

Was du mitbringst

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium in Buchhaltung, Finance, BWL oder vergleichbare Berufserfahrung
• 3–5 Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Financial Operations oder Controlling – idealerweise in einem Startup oder KMU
• Solides Verständnis von Buchführungsprinzipien und Monatsabschlüssen
• Erfahrung mit Buchhaltungssoftware; idealerweise Kenntnisse in DATEV und Personio
• Sehr gute Deutschkenntnisse (zwingend erforderlich für Gehaltsabrechnung und Rechtsdokumentation)
• Gute Englischkenntnisse
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Finanz- und HR-Daten
• Digitale Affinität; Freude an Prozessoptimierung und Automatisierung
• Erfahrung mit Mehrgesellschafterstrukturen ist ein Plus
• Bitte beachte: Für diese Stelle ist eine gültige Arbeitserlaubnis bzw. Aufenthaltstitel für Deutschland erforderlich.

Benefits

Was wir bieten

• Eine Stelle, die echte Verantwortung mit echter Flexibilität verbindet
• Ein herzliches, diverses und internationales Team, das Individualität schätzt
• Arbeiten im Büro in Düsseldorf so oft wie möglich – wir sind flexibel und stimmen uns gemeinsam ab
• 20 Stunden pro Woche, Teilzeit mit Planbarkeit
• Karrierelevel: Senior Financial Analyst 1 – mit klarer Entwicklungsperspektive innerhalb des Unternehmens

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit aktiv lebt. Wir setzen uns für ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld ein und freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe. Bei uns spielt es keine Rolle, woher du kommst, welcher Religion du angehörst, welches Geschlecht du hast, wen du liebst, wie alt du bist oder ob du mit einer Behinderung lebst – du bist willkommen.

Klingt nach dir?

Wir freuen uns auf deine Bewerbung – egal in welcher Lebensphase du gerade bist. Klick einfach auf ‚Jetzt bewerben‘, beantworte ein paar kurze Fragen und lade deinen Lebenslauf hoch. Kein Anschreiben nötig, um loszulegen.