Werkstudent:in Office Management (m/w/d) - 20 h/Woche

immocloud digitalisiert die Immobilienverwaltung – mit über 18.000 Kunden und starkem Wachstum. Damit unser Team jeden Tag reibungslos arbeiten kann, suchen wir eine:n Werkstudent:in im Office Management, der:die unser Düsseldorfer Büro organisiert und dafür sorgt, dass Ausstattung, Versorgung und Abläufe vor Ort funktionieren.

Und das Wichtigste: Du sorgst dafür, dass unsere Kolleg:innen richtig gern ins Büro kommen. Deine Rolle ist nicht nur Administration – du bist die Person, die für gute Stimmung, ein lebendiges Miteinander und den Wohlfühlfaktor im Office sorgt.

Du bist die zentrale Anlaufstelle vor Ort: Du hast den Überblick, packst an und sorgst dafür, dass alles da ist, wo es hingehört. Ca. 20 Stunden pro Woche – Montag bis Donnerstag, immer vor Ort im Büro.

Wenn du Organisationstalent hast, gerne Verantwortung übernimmst und Lust hast, in ein modernes SaaS-Unternehmen reinzuschnuppern – dann ist das deine Chance.

Aufgaben

Büroversorgung & Facility vor Ort

• Du behältst den Bestand im Blick und sorgst für Nachschub: Kaffee, Tee, Getränke, Hygiene- und Reinigungsmittel & Co.
• Du nimmst Bestellungen und Lieferungen entgegen, koordinierst Lieferanten und planst Großbestellungen
• Du hältst Küche und Sanitärbereiche in Ordnung (ergänzend zur Reinigungskraft) und pflegst Kaffee- und Sprudlermaschine
• Du kümmerst dich um Pflanzen, Ordnung und unterstützt bei der Einrichtung und Umgestaltung von Arbeitsplätzen
• Du hältst unsere Meetingräume top ausgestattet und einsatzbereit
• Du behältst das Büro im Griff: Fenster zu, Ordnung im Abstell-/Serverraum, alle wissen, wo was ist

Reparaturen & Gebäude

• Du bist zentrale Ansprechperson, wenn im Haus etwas kaputtgeht
• Du koordinierst Handwerker und bist Schnittstelle zum Facility Management des Vermieters
• Du erkennst und meldest Mängel bei Arbeitssicherheit und Brandschutz an die zuständige Ansprechperson

Post, Empfang & Organisation

• Täglicher Briefkasten-Check sowie Sortierung und Verteilung der Post (inkl. Untermieter)
• Weiterleitung handlungsrelevanter Schreiben an die richtigen Ansprechpartner:innen
• Schlüsselverwaltung und -vergabe
• Tür- und Empfangshoheit im Office, solange du vor Ort bist

Wohlfühlfaktor & Team-Spirit

• Du sorgst dafür, dass sich alle im Büro wohlfühlen und gerne vor Ort sind
• Du planst und organisierst kleine Team-Events, Aktivitäten und gemeinsame Momente (z. B. Frühstück, After-Work, Feiern zu Geburtstagen & Anlässen)
• Du bringst Ideen ein, wie wir das Büro noch einladender und lebendiger machen
• Du bist erste Ansprechperson mit offenem Ohr für die Anliegen und Wünsche der Kolleg:innen

Was du bei uns lernen kannst (kein fester Bestandteil der Rolle)

• Je nach Studiengang, Interesse und aktueller Auslastung im Office Management kannst du in andere Bereiche reinschnuppern und punktuell unterstützen – z. B. im Customer Support, in der IT/Entwicklung oder in der Buchhaltung (etwa OPOS-Prüfung, Mahnwesen, Prüfung des Rechnungseingangs oder Nachhalten von Belegen). Ein guter Weg, ein modernes SaaS-Unternehmen von mehreren Seiten kennenzulernen.
• Wenn du Lust hast, dich als Ersthelfer:in oder Brandschutzhelfer:in ausbilden zu lassen — wir übernehmen die Kosten.

Qualifikation

Das bringst du mit

• Du bist eingeschriebene:r Student:in
• Du bist hands-on, packst gerne an und denkst mit
• Selbstständige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Freundliches, offenes Auftreten und Geduld für die vielen kleinen Anfragen aus dem Team
• Sicheres Auftreten gegenüber Lieferanten und externen Dienstleistern (z. B. Vermieter-Facility, Handwerker)
• Du sorgst für ein gutes Klima und eine zuverlässige Versorgung im Büro
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Was wir dir bieten

• Echte Verantwortung: Du bist die zentrale Person fürs Büro – kein reines Zuarbeiten, sondern Ownership
• Direkte Zusammenarbeit: Kurze Entscheidungswege und direkte Abstimmung im Team – deine Arbeit hat unmittelbaren Impact
• Wachstumsumfeld: Ein dynamisches SaaS-Unternehmen mit über 18.000 Kunden und großen Ambitionen
• Reinschnuppern erwünscht: Die Chance, ein modernes SaaS-Unternehmen kennenzulernen und je nach Studienrichtung angrenzende Aufgaben zu unterstützen
• Faire Vergütung: 15 € pro Stunde
• Starkes Team: Kolleginnen und Kollegen, die Verantwortung übernehmen und gemeinsam wachsen

Klingt nach dir?

Wenn du Büroorganisation nicht als lästige Pflicht siehst, sondern als das Fundament, auf dem ein gutes Team funktioniert – und du Lust hast, in einem schnell wachsenden Unternehmen Verantwortung zu übernehmen – dann worauf wartest du noch?