Werkstudent:in Administration & Backoffice - Das Rückgrat unseres Startups

Seit Oktober 2023 ist aus einer Idee ein internationales Erlebnis geworden: 7 Paintings ist von 1 auf über 30 Standorte gewachsen: u. a. in Berlin, Wien, Zürich, Dubai, Toronto und Hongkong.

Hinter diesem Wachstum steht ein kleines, engagiertes Team aus Event-, Gastro- und Startup-Menschen. Wir arbeiten pragmatisch, hands-on und mit klaren Prozessen ohne unnötige Hierarchien. Damit unser Wachstum sauber weiterläuft, brauchen wir im Hintergrund starke Strukturen und verlässliche Daten.

Deine Mission:

Du sorgst dafür, dass im Backoffice alles rund läuft. Du arbeitest mit Excel/Google Sheets, behältst Belege, Listen und Daten im Blick und unterstützt bei administrativen Aufgaben sowie in der Buchhaltungsvorbereitung. Kurz gesagt: Du gibst unserem Wachstum Struktur.

Aufgaben

• Excel & Datenpflege: Pflege und Aktualisierung von Listen, Reports und Auswertungen (Google Sheets/Excel, einfache Formeln, Filter, Pivot).
• Rechnungsmanagement: Sortieren, prüfen und strukturieren von Ein- und Ausgangsrechnungen; Vorbereitung für die Buchhaltung/Steuerberatung.
• Zahlungsabgleich: Unterstützung beim Abgleich von Zahlungseingängen und -ausgängen sowie Übersicht offener Posten.
• Datenorganisation: Strukturierte Ablage von Verträgen, Belegen und Standortunterlagen; Pflege von Stammdaten.
• Unterstützung der Geschäftsführung: Recherchen, kleinere administrative Aufgaben, Termin- und Dokumentenvorbereitung.
• Prozessunterstützung: Mitdenken, Checklisten verbessern und helfen, interne Abläufe sauber und effizient zu halten.

Qualifikation

• Sicherer Umgang mit Excel oder Google Sheets (Filter setzen, einfache Formeln wie SUMME, sauberes Arbeiten mit Tabellen).
• Du arbeitest strukturiert und genau – dir geht nichts verloren, Dateien und Zahlen sind bei dir ordentlich dokumentiert.
• Organisationstalent: Du behältst mehrere Aufgaben im Blick und setzt Prioritäten zuverlässig um.
• Du nutzt KI-Tools (z. B. ChatGPT) sinnvoll als Arbeitswerkzeug – für Recherche, Strukturierung oder Formulierung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Erste Erfahrung im Backoffice, in der Administration oder Buchhaltung ist ein Plus, aber kein Muss.
• Verlässlich, diskret im Umgang mit sensiblen Daten und teamfähig.

Benefits

• Faire Vergütung von 15–17 €/Stunde
• 10–20 Stunden/Woche , flexibel und gut planbar neben deinem Studium
• Hybrid-Modell: Büro in Düsseldorf oder Remote nach Absprache, alles möglich
• Klare Aufgaben & strukturierte Einarbeitung – kein Chaos, kein „ins kalte Wasser werfen“
• Junges, hilfsbereites Team mit direkter Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen
• Sichtbare Wirkung: Deine Arbeit schafft Struktur und hält unser Wachstum am Laufen
• Perspektive auf Übernahme nach dem Studium
• Aufstiegsmöglichkeiten in einem wachsenden, dynamischen Startup
• Einblicke in die Abläufe eines international expandierenden Unternehmens

Mach den nächsten Schritt – mit uns.

Sende Lebenslauf , ein kurzes Motivations-Statement und deinen frühesten Start .

Wir geben dir zeitnah Feedback und begleiten dich transparent durch den Prozess.
Trau dich auch ohne 100 % Match – wir schauen auf Potenzial (m/w/d).