Office Manager (m/w/d)

Rügamer & Steiner ist die führende E-Mail Marketing Agentur hinter den erfolgreichsten E-Commerce Unternehmen in DE, AU & CH. Über 100+ Online Shops vertrauen uns bereits und erreichen mit uns die Herzen & Geldbeutel ihrer Kunden.

Da immer mehr Kunden ihr Vertrauen in Rügamer & Steiner setzen, suchen wir Dich als Verstärkung für unser Team!

Als Office Manager (m/w/d) bist du dafür verantwortlich der Geschäftsführung sowie den Abteilungen Buchhaltung, Finanzen, HR, Marketing und Vertrieb zuzuarbeiten. Gleichzeitig sorgst du für eine Wohlfühlatmosphäre in unserem Büro.

Eine Auswahl deiner Aufgaben die im Alltag je nach Bedarf der Teams vorkommen:

Aufgaben

Recruiting & HR

• Du unterstützt im Bereich Lebenslauf Screening und Terminierung der Erstgespräche
• Du verantwortest das Kampagnen Management

Buchhaltung & Finanzen

• Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten : Du unterstützt bei der Erfassung und Sortierung von Rechnungen, Belegen und anderen Buchhaltungsdokumenten
• Automatisierungen pflegen : Du konfigurierst und betreust Automatisierungen in unserem Accounting-Tool (z.B. automatische Belegzuordnung, Kategorisierungen, u.v.m.) um manuelle Prozesse zu reduzieren
• Schnittstellen-Management : Du sorgst dafür, dass Daten zwischen verschiedenen Tools korrekt übertragen werden und dokumentierst auftretende Fehler
• Dokumentation : Du dokumentierst Accounting-Prozesse und Automation-Regeln, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten
• GF-Support : Du unterstützt die Geschäftsführung durch organisatorische und administrative Vorarbeiten in der Buchhaltung und den Finanzen

Backoffice & Administration

• Du unterstützt die Geschäftsführung beim Travel Management, Eventplanung und generell bei administrativen Aufgaben in Zusammenarbeit mit unserer Executive Managerin
• Office Management : Von Küche über Kaffee bis Snacks– du sorgst für reibungslose Abläufe im Büro
• Postbearbeitung und allgemeine administrative Aufgaben
• Du bist die erste Anlaufstelle für interne Organisationsaufgaben

Vertrieb & Business Development

• CRM Management : Du pflegst und strukturierst unsere Kundendaten im CRM-System, stellst sicher, dass alle relevanten Informationen aktuell sind und unterstützt das Vertriebsteam bei der Datenverwaltung
• Reporting & Analyse : Du unterstützt bei der Erfassung von Vertriebskennzahlen und bereitest diese für regelmäßige Auswertungen auf

Qualifikation

Das bringst Du mit

• idealerweise eine kaufmännische Ausbildung/Studium oder Vorerfahrung
• Verlässlichkeit und eine hohe Eigenmotivation
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Gute Kommunikationsfähigkeiten im Team
• Affinität zu digitalen Tools und Prozessen
• Bereitschaft, flexibel zwischen verschiedenen Aufgabenbereichen zu wechseln
• Grundverständnis für kaufmännische Prozesse (Buchhaltung & HR)
• Zuverlässigkeit und Auge für das Detail

Benefits

Das erwartet Dich bei uns

Sicherer Arbeitsplatz

Jede Person, die wir einstellen, soll langfristig mit uns wachsen. E-Commerce ist die Branche der Zukunft mit jährlich zweistelligen Wachstumsraten. Rügamer & Steiner ist die schnellstwachsende E-Mail Marketing Agentur 2024 und 2025 im deutschsprachigen E-Commerce Markt.

Tolle Arbeitsatmosphäre

Der Umgang untereinander ist sehr kollegial und familiär. Wir ziehen alle am gleichen Strang und motivieren uns gegenseitig, Bestleistungen zu erzielen und persönlich zu wachsen.

Gute Vergütung & Karrierechancen

Unsere Mitarbeiter:innen erhalten eine faire Vergütung und zusätzliche Benefits. Über die nächsten Jahre werden wir weiter wachsen und expandieren. Daher benötigen wir weitere Experten und/oder Führungskräfte!

Und noch viel mehr:

• Modernes Büro in zentraler Lage in Düsseldorf Pempelfort mit Dachterrasse und Anschluss an ÖPNV
• Stetige Weiterbildung & Karrierechancen
• Zusammenhalt in einem dynamischen und kollegialen Team
• Ein attraktives Gehaltsmodell
• Firmen-Events, Messen, Vorträge und Veranstaltungen
• Sehr gute Arbeitsmittel: beste Hardware von Apple, höhenverstellbare Tische und mehr

Du erkennst Dich wieder?

Dann bewerbe Dich noch heute und werde schon bald ein Teil des Teams!