Operations Manager (m/w/d)

ML Media baut KI-Mitarbeiter für mittelständische Unternehmen: individuell zugeschnitten, replizierbar, und von uns eingerichtet und betreut (nicht als Workshop-Folien abgeliefert).

Beispiele:

• Ein Unternehmen mit 100+ Mitarbeitern managed Vertrieb- und Marketingprojekte über unsere KI-Lösung, sodass Team und Führung mehr Zeit für ihre Genie-Zone haben
• Eine Immobilien-Firma mit 200+ Einheiten lässt ihre kompletten Bewertungsprozesse für Bauprojekte über die für sie gebaute Lösung laufen (eine Woche Arbeit wurde zu einer Stunde).
• Ein Coaching-Unternehmen mit 1.000+ Kunden ließ unser System seinen Media-Verarbeitungssystem und Content-Pipeline übernehmen.

Dahinter steht ein kleines, Gründer-geführtes Team (remote first). Was wir bauen zeigen wir in Social Media Content aber auch auf Live Events in Düsseldorf und München.

Wer hier anfängt, sieht das ganze Geschäft, arbeitet direkt mit Gründer und Kunden und baut Abläufe, die es vorher nicht gab. Das Unternehmen gibt es seit acht Jahren: begonnen mit Performance Marketing, dann über 1.000 Kunden beraten – nun Stück für Stück den vollen Fokus auf die KI-Transformationshilfe im deutschen Mittelstand gelegt.

Aufgaben

Organisation & Kommunikation: Du unterstützt die Geschäftsführung und Abteilungen für Kundengewinnung und Fulfillment so, dass jeder seinen Fokus auf sein Spezialgebiet legen kann ‍

Kommunikation: Du behältst unsere Kundenkanäle im Blick (WhatsApp-Gruppen, E-Mail, Telefon) und sorgst dafür, dass jede Anfrage innerhalb eines Arbeitstages beantwortet oder bei der richtigen Person ist. Dazu gehört auch die Kundenkommunikation für weitere Projekte der Firma.

Geldkreislauf: Du schreibst Rechnungen, behältst Zahlungseingänge im Blick und fasst bei offenen Posten selbst nach, freundlich und konsequent. Die Monatsabrechnung liegt pünktlich vor. Wir arbeiten mit Google Sheets und eigenen CRM-Lösungen.

Kalender und Events: Du organisierst den Kalender des Gründers, koordinierst Termine mit Kunden und Partnern und planst und buchst unsere Events in Düsseldorf, München und online.

Systeme: Du pflegst unsere Tools und nimmst Einstellungen vor, wenn sie gebraucht werden. Kein Programmieren: ein paar Klicks, die wir dir zeigen.

Content: Du hältst Ordnung in unseren Inhalten: sortieren, ablegen, auffindbar machenund Termine vereinbaren.

Mitdenken: Du siehst, was schiefgehen könnte, bevor es schiefgeht, und kommst mit Vorschlägen statt mit Rückfragen.

Qualifikation

• 2-5 Jahre Erfahrung in einer Rolle, in der du eigenverantwortlich organisiert hast: Assistenz, Agentur-Backoffice, Projektkoordination oder Kundenservice mit Verwaltungsanteil. Welcher Abschluss dahintersteht, ist uns egal.
• Du scheust dich nicht vor einem Telefonat mit Kunden, auch wenn es mal um Geld und Termine geht, und schreibst so, dass dich ein Schreinermeister und ein Geschäftsführer gleichermaßen verstehen.
• Du magst es eigenverantwortlich zu arbeiten und findest dich schnell und autodidaktisch in neue Tools ein, und nutzt ChatGPT/Claude oder Ähnliches bereits täglich, um schneller zu arbeiten.
• Du arbeitest sauber und prüfst nach. Deutsch fließend in Wort und Schrift (C2). Englisch hilft bei manchen Tools und Schulungsinhalten, ist aber keine Bedingung.
• Du wohnst im Umkreis von etwa 30 Minuten um Düsseldorf (Ein Führerschein ist praktisch, keine Bedingung)

Wer nicht zu uns passt:

Jemand, der Dienst nach Vorschrift sucht. Wir erwarten keine Dauerbereitschaft und kein Wochenende am Laptop, aber dass du Dinge zu Ende denkst und einen eigenen Anspruch an die Exzellenz deiner Arbeit hast ⭐️

Benefits

• 4.000 bis 4.500 € brutto im Monat, je nach Erfahrung.
• Unbefristet, drei Monate Probezeit.Remote-first mit Kernzeit 9 bis 17 Uhr und flexiblen Randzeiten.
• Ein- bis zweimal im Monat treffen wir uns in Düsseldorf, dazu die Events.
• Wenn du nicht zu Hause arbeiten willst, zahlen wir dir einen Coworking-Platz in deiner Nähe.
• Firmenlaptop. Reisekosten werden erstattet.
• KI-Wissen aus erster Hand: Du lernst, wie KI-Mitarbeiter in Unternehmen eingeführt werden, in einer Firma, die genau das macht.
• Mentoring direkt durch den Gründer.Du bist die zweite Person, die das ganze Geschäft sieht.
• Wenn du lieferst, wachsen Verantwortung und Gehalt mit ‍

**Wie geht's weiter?

**Kein Anschreiben – schick uns deinen Lebenslauf und beantworte drei kurze Fragen, das dauert fünf Minuten. Du hörst innerhalb von fünf Werktagen von uns.

Danach: ein 15-Minuten-Videocall, eine kurze bezahlte Arbeitsprobe (etwa 90 Minuten, von zu Hause), ein Gespräch mit dem Gründer.

Vom ersten Call bis zur Entscheidung vergehen in der Regel zwei Wochen.