Sachbearbeiter*in (m/w/d) Reisekosten

Die Abteilung Personal in Technik und Verwaltung, beamten- und tarifrechtliche Sondergebiete innerhalb des Dezernats Personal sucht zur Verstärkung des Teams in der Reisestelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) Reisekosten Job-ID: J000000571 Startdatum: nächstmöglicher Zeitpunkt Einsatzort: Düsseldorf Art der Anstellung: Vollzeit Tätigkeitsbereich: Administration / Verwaltung Entgeltgruppe: EGr. 8 TV-L Jedes Jahr werden an der Heinrich-Heine-Universität etwa 4.000 Dienstreisen durchgeführt, die von der Reisestelle abgerechnet werden. Die Reisestelle berät Reisende, Sekretariate und Vorgesetzte in allen Fragen des Dienstreisemanagements und trägt zu rechts- und prüfungssicheren Reisekostenabrechnungen bei. Dabei wird eine moderne Software zur automatisierten Verwaltung mit elektronischer Workflowunterstützung eingesetzt. Die Reisestelle bildet einen wichtigen Teil der Abteilung Personal in Technik und Verwaltung, Sondergebiete der Zentralen Universitätsverwaltung. Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte? In der Reisestelle kommt eine moderne elektronische Workflowlösung für das Genehmigungs- und Abrechnungsverfahren von Dienstreisen sowie Online-Tools für die Buchung von Reisemitteln zum Einsatz. Weitere Komponente ist der Kreditkarten- und Reisebüroservice. Ihre Aufgaben: Mitwirken bei der Genehmigung sowie beim Prüfen der Erstattungsfähigkeit von Auslagen für Dienstreisen Berechnen der Reisekostenvergütung unter Anwendung universitätsinterner, reisekostenrechtlicher und steuerrechtlicher Vorschriften sowie eventueller Vorgaben der Drittmittelgeber Beraten der Beschäftigten bei Fragen zur Reiserichtlinie sowie Unterstützung bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen Ihr Profil Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Beruf oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie bringen Kenntnisse des Reisekostenrechts mit oder die Bereitschaft, diese zu erlernen. Idealerweise haben Sie bereits berufliche Erfahrungen in der Reisekostenabrechnung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst gesammelt. Gängige Office-Anwendungen wenden Sie routiniert an. Eine eigenverantwortliche und gewissenhafte Arbeitsweise, ein freundliches und souveränes Auftreten sowie ein ausgeprägter Dienstleistungsgedanke zeichnen Sie aus. Unser Angebot eine befristete Einstellung als Tarifbeschäftige*r zunächst bis voraussichtlich Ende 2027 im Rahmen einer Elternzeitvertretung mit Option auf Verlängerung abwechslungsreiche Tätigkeit in einem aufgeschlossenen und motivierten Team strukturierte und engagierte Einarbeitung durch Kolleg*innen attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit, an bis zu zwei Tagen pro Woche mobil zu arbeiten tarifgebundene Bezahlung Zahlung vermögenswirksamer Leistungen betriebliche Altersvorsorge gute Verkehrsanbindung kostenfreie Parkplätze Die Heinrich-Heine-Universität vertritt das Prinzip der „Exzellenz durch Vielfalt“. Sie hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und erfolgreich am Audit „Vielfalt gestalten“ des Stifterverbandes teilgenommen. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert und hat den HR Excellence in Research Award der Europäischen Union erhalten. Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Die Bewerbung schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen ist ebenso erwünscht. Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 06.03.2026 direkt über unser Bewerbungstool: Für Rückfragen steht Ihnen die Abteilungsleitung, Herr Martin Pfitzer, Tel. 0211/81-13217, gern zur Verfügung. Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf Dezernat Personal hhu.de In der Reisestelle kommt eine moderne elektronische Workflowlösung für das Genehmigungs- und Abrechnungsverfahren von Dienstreisen sowie Online-Tools für die Buchung von Reisemitteln zum Einsatz. Weitere Komponente ist der Kreditkarten- und Reisebüroservice. Ihre Aufgaben: Mitwirken bei der Genehmigung sowie beim Prüfen der Erstattungsfähigkeit von Auslagen für Dienstreisen Berechnen der Reisekostenvergütung unter Anwendung universitätsinterner, reisekostenrechtlicher und steuerrechtlicher Vorschriften sowie eventueller Vorgaben der Drittmittelgeber Beraten der Beschäftigten bei Fragen zur Reiserichtlinie sowie Unterstützung bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Beruf oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie bringen Kenntnisse des Reisekostenrechts mit oder die Bereitschaft, diese zu erlernen. Idealerweise haben Sie bereits berufliche Erfahrungen in der Reisekostenabrechnung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst gesammelt. Gängige Office-Anwendungen wenden Sie routiniert an. Eine eigenverantwortliche und gewissenhafte Arbeitsweise, ein freundliches und souveränes Auftreten sowie ein ausgeprägter Dienstleistungsgedanke zeichnen Sie aus.