Contract Manager - Bau (m/w/d)

Unternehmensbeschreibung

Blue Projects ist ein einzigartiges multidisziplinäres Ingenieursunternehmen mit umfassender Erfahrung in allen Industriezweigen. Wir sind davon überzeugt, dass die Entwicklung eines großartigen Projektmanagementunternehmens von innen nach außen erfolgt. Es beginnt mit den Menschen, die sich zu einer Arbeit hingezogen fühlen, bei der sie ihr ganzes Potenzial ausschöpfen können, ebenso wie ihre Vorstellungskraft, Entschlossenheit und den Willen, etwas Außergewöhnliches zu leisten.

Das Aufgabengebiet des Contract Managers(m/w/d) umfasst die gesamte Vertragsverwaltung, die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen und die Überwachung der Projektfortschritte.

Für die Position erforderliche Fachkenntnisse:

• Bachelor-Abschluss (Abschluss in Ingenieurwesen/Technik, Jura oder Wirtschaftswissenschaften von Vorteil)
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• hervorragende PC-Kenntnisse: MS Office
• mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in der Vertragsverwaltung, im Beschaffungswesen oder einer ähnlichen Position
• Erfahrung mit großen Planungs- und Bauprojekten von Vorteil
• Kenntnisse VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen)

Persönlichkeitsprofil:

• Fähigkeit, präzise zu arbeiten und ein Auge für Details zu haben
• Interesse daran, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu verfolgen und zu verbessern
• Multitasking und die Fähigkeit, gleichzeitig an mehreren Projekten zu arbeiten
• Hervorragende Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten
• Flexibilität, Organisationstalent und die Fähigkeit, strategisch zu denken
• Positive, kreative Denkweise
• Analytische Fähigkeiten, Recherchefähigkeiten: Situation einschätzen, mehrere Perspektiven berücksichtigen, bei Bedarf weitere Informationen sammeln und wichtige Probleme identifizieren, die angegangen werden müssen
• Teamfähigkeit: Einfallsreich, ein Teamplayer, der sich durch den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Kollegen auszeichnet
• Professionalität: Verantwortungsbewusstes und faires Handeln bei allen beruflichen Aktivitäten

Aufgaben:

1 – Vertragsmanagement

• Ausschreibungsmanagement
• Gesamtverständnis der Ausschreibungsverfahren
• Vorbereitung von Ausschreibungspaketen für Anfragen, Sicherstellung der Formatierungskonformität der genannten Ausschreibungsunterlagen mit dem internen Verfahren des Unternehmens.
• Teilnahme an kommerziellen Diskussionen
• Vorbereitung von Verträgen, Bestellungen
• Nachverfolgung des Abschlusses der Vergabeanfrage
• Berichterstattung über den Fortschritt der Vergabe
• Auftragsmanagement:
• Überprüfung geplanter Bestellungen, Erstellung von Bestellanforderungen für gekaufte Artikel und Verwaltung des Genehmigungsprozesses
• Überprüfung, Aktualisierung und Verwaltung von Bestellungen bis zu ihrem Abschluss
• Sicherstellung, dass Bestellungen mit Lieferantenvereinbarungen und -verträgen übereinstimmen; Meldung von Nichtkonformitäten
• Vorbereitung und Überprüfung von Geschäftsverträgen
• Vertragsverwaltung einschließlich Zahlungsmanagement gemäß spezifischer Verträge
• Pflege der Beziehungen zu mehreren Schnittstellen (Management, Kunden, Lieferanten)

2 – Projektsteuerung

• Teilnahme an allen Projektbesprechungen und Protokollführung, Action List
• Unterstützung des Projektteams bei der Formatierung der Dokumente gemäß dem Unternehmensstandard
• Enge Zusammenarbeit mit dem Projektmanager, um die Integration des Projektfortschrittsstatus sicherzustellen
• Identifizierung von Möglichkeiten und Umsetzung von Maßnahmen zur Effizienzsteigerung des gesamten Projektteams
• Sammeln, Organisieren und Verwalten von Dokumenten unter Einhaltung der Verfahren des Unternehmens für den Dokumentenlebenszyklus und Führen von Projektkontrollregistern für das Projekt
• Verwalten des Kommunikationsprozesses zur Genehmigung der verschiedenen Projektdokumente

3 – Dokumentenkontrolle

• Sicherstellen, dass die von den verschiedenen Projektteammitgliedern ausgestellten Projektdokumente dem Projektnummerierungssystem entsprechen, historische Aufzeichnungen aller Projektdokumentationen führen und diese auf dem Projekt-Sharepoint speichern.
• Kontrolle aller Aspekte der Projektdokumentation bei mehreren gleichzeitigen Projekten unter Verwendung verschiedener Kontrollmethoden/-systeme
• Registrierung der Projektdokumentation gemäß dem Unternehmensverfahren
• Suchen und Abrufen von technischen Daten und Zeichnungen in der Kundendatenbank
• Sammeln, Organisieren und Verwalten von Dokumenten unter Einhaltung der Verfahren des Unternehmens für den Dokumentenlebenszyklus
• Durchführung regelmäßiger Prüfungsaudits, um sicherzustellen, dass die Informationen in allen Aufzeichnungen korrekt und aktuell sind
• Archivierung inaktiver Aufzeichnungen gemäß dem Aufbewahrungsplan für Aufzeichnungen
• Unterstützung bei Dateimigrationen und -prüfungen sowie Durchführung von Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Standort: Düsseldorf oder an anderen, deutschlandweiten Projektstandorten

TOP-Gründe, warum Blue Projects die strategisch richtige Wahl ist:

• Internationales Engagement, Zusammenarbeit mit erstklassigen Unternehmen wie MICHELIN, Kelloggs, Carlsberg, IKEA.
• Bonus; Jährliche finanzielle Belohnungen und Gehaltserhöhungen auf der Grundlage eines soliden und nachvollziehbaren Leistungsbeurteilungsprogramms
• Echte Karrieremöglichkeiten und Aufstiegsperspektiven innerhalb unseres unterstützenden Teams
• Intelligentes, freundliches und kommunikationsfreudiges Teamumfeld
• Zugang zur Lernplattform von LinkedIn
• Wellness-Dienste von einem renommierten Anbieter
• Hilfsprogramm für Mitarbeiter