Vorstandssekretär/in & Office Manager (m/w/d)

Warum wir?

• Ein zukunftsorientiertes Geschäftsmodell mit interessanten Entwicklungsmöglichkeiten
• Offene Arbeitsatmosphäre und eine wertschätzende, familiäre Unternehmenskultur 
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zur Mobilen Arbeit
• Möglichkeit zur Workation in europäischen Ländern
• 30 Tage Urlaub plus 24.12. + 31.12. als zusätzliche freie Tage
• Fort- und Weiterbildungen 
• Wahl zwischen UrbanSports Mitgliedschaft, Pluxee Benefits Card und vermögenswirksamen Leistungen
• Möglichkeit zum Bikeleasing
• Betriebliche Altersvorsorge
• Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und PKW
• Diverse Mitarbeiter-Events

Ihre Aufgaben

 

• Sie übernehmen die eigenständige Terminplanung und -koordination für den Vorstand sowie die Organisation von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen.
• Die Planung und Buchung von Geschäftsreisen im In- und Ausland sowie die Vorbereitung und Prüfung der Reisekostenabrechnungen liegen in Ihrem Verantwortungsbereich.
• Sie koordinieren die Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen und stellen die rechtzeitige Bereitstellung relevanter Unterlagen sicher.
• Zu Ihren Aufgaben gehören die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Präsentationen, Protokollen, Verträgen und weiteren geschäftlichen Dokumenten.
• Die Prüfung und Kontierung von Rechnungen sowie die Abstimmung mit der Finanzabteilung und externen Dienstleistern werden von Ihnen übernommen.
• Sie verantworten die Organisation und Koordination des Facility Managements sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags am Standort Düsseldorf.
• Im Rahmen des Fuhrparkmanagements kümmern Sie sich um die Koordination von Serviceterminen, die Vertragsverwaltung und die Bearbeitung von Schadenmeldungen.
• Die Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz sowie die Koordination des Post- und Kurierverkehrs gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
• Sie betreuen Geschäftspartner und Gäste, organisieren Bewirtungen und unterstützen bei der Vorbereitung interner und externer Veranstaltungen.
• Als zentrale Ansprechperson koordinieren Sie organisatorische und administrative Anliegen und sorgen für eine effiziente Kommunikation zwischen internen und externen Ansprechpartnern.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringen Sie Erfahrung als Assistenz oder Sekretär/in auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene sowie Kenntnisse im Facility Management mit.
• Ihr ausgeprägtes Organisationstalent und Ihre strukturierte, selbstständige Arbeitsweise ermöglichen Ihnen, auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick zu behalten.
• Dank Ihrer hohen Flexibilität und schnellen Auffassungsgabe reagieren Sie souverän auf kurzfristige Änderungen und finden auch unter Zeitdruck pragmatische Lösungen.
• Neue Technologien und digitale Anwendungen begeistern Sie, und Sie arbeiten sich schnell und eigenständig in neue Programme und Prozesse ein.
• Im Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, sind Sie sicher und routiniert.
• Kommunikationsstärke, Diskretion, Zuverlässigkeit und ein ausgeprägter Servicegedanke zeichnen Sie aus.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.

Ihr Kontakt

Für Fragen steht Ihnen Daria Litvakova (Business Partner People Management) telefonisch unter +49 211 972600 58 oder per E-Mail an [email protected] gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Über uns

Wir, die InterEurope AG, sind ein auf internationale Schadensfälle spezialisiertes Schadenregulierungsunternehmen mit Hauptsitz in Düsseldorf und Niederlassungen in 11 europäischen Ländern. Als Teil der VHV Gruppe verbinden wir die Agilität und Entscheidungswege eines mittelständisch geprägten Unternehmens mit der Stabilität und Professionalität eines renommierten Versicherungskonzerns.

In unserem Kerngeschäft, der Regulierung internationaler Kfz-Schadensfälle im Rahmen des Grüne-Karte-Systems und der 4. Kfz-Haftpflicht-Richtlinie, haben wir in Europa eine führende Position erlangt. Unser engagiertes und ambitioniertes europäisches Team folgt der Vision „Trusted Leader in Claims and Consultancy“ bei Schadenregulierungsdienstleistungen für Versicherungen in Europa zu sein. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzen besonders die internationale Zusammenarbeit, den starken Teamzusammenhalt sowie ein Arbeitsumfeld, in dem Eigenverantwortung, gegenseitige Unterstützung und Weiterentwicklung aktiv gelebt werden.