Assistenz der Institutsleitung

Assistenz der Institutsleitung

BesGr A 8 LBesO oder EG 8 TVöD

für die Städtische-Clara-Schumann-Musikschule

Die Städtische Clara-Schumann-Musikschule ist eine der größten Musikschulen des Landes und mit ihren zahlreichen Konzerten und öffentlichen Veranstaltungen ein wichtiger Bestandteil des Kultur- und Musiklebens der Landeshauptstadt.

Der Musikschulunterricht wird derzeit für circa 8.000 Musikschüler*innen neben dem zentralen Unterrichtsgebäude an über 100 weiteren Standorten im Stadtgebiet wohnortnah erteilt. Im Rahmen der Offenen Ganztagsschule (OGS) nehmen weitere Kinder am Angebot „Lernwelt Musik“ der Clara-Schumann-Musikschule teil. Die Clara-Schumann-Musikschule ist Mitglied im Verband deutscher Musikschulen.

Ihre Aufgaben:

• Empfang und Betreuung von Besucher*innen und Erteilung von Auskünften
• Verwaltung des Funktionspostfaches sowie Besetzung der Infoline
• Terminierung, Organisation und Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen der Institutsleitung sowie Bewerbungsverfahren
• Erledigung des anfallenden Schriftverkehrs der Institutsleitung
• Verwaltung des Raumbelegungsplans, Führen des Veranstaltungskalenders sowie Erstellung von Konzertprogrammen
• organisatorische Mitarbeit bei den Wettbewerben „Jugend musiziert“ und „Gerd-Högener-Wettbewerb“ sowie Mithilfe bei Veranstaltungen
• Gema-Abrechnungen inklusive selbstständiger Erledigung des Schriftverkehrs
• kooperative Zusammenarbeit mit dem Verein der Freunde und Förderer der Clara-Schumann-Musikschule
• Aktenablage und weitere Verwaltungstätigkeiten sowie Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.

Ihr Profil:

• Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in oder eine dreijährige abgeschlossene Ausbildung in einem für die Stelle förderlichen Beruf
• mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Geschäftszimmer oder Sekretariat beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit
• gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Outlook, MS-Teams, PowerPoint, Word, Excel) sowie die Bereitschaft und Fähigkeit sich in spezielle Softwareprogramme (unter anderem Amadée) zeitnah einzuarbeiten
• klare, präzise und freundliche Kommunikationsfähigkeit sowie eine gute schriftliche Ausdrucksweise
• hohes Maß an Diskretion, Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit sowie sehr freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise sowie eine gute Auffassungsgabe und Flexibilität verbunden mit der Bereitschaft zur Übernahme von Diensten außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit.

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist eine Einstellung im Beamtenverhältnis möglich.

Wir leben Vielfalt –

Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: .

Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungsfrist und Kontakt:

Bitte bewerben Sie sich online bis zum 14.08.2025 über den Button „Stell dich vor!“.

Für nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet steht Ihnen im Fachamt über Lorena Eschweiler, Telefon 0211 89-27421 ; E-Mail [email protected] , Philipp Weinhausen gerne zur Verfügung.

Für das Bewerbungsverfahren ist Ihre Ansprechperson Lena Becker, Telefon 0211 89-24023 , Moskauer Straße 25, 3. OG, links. Bei Rückfragen bitten wir um Angabe der Kennziffer 40/604/01/25/01.