Assistenz der Projektleitung (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen das Meeting-Management, welches die Erstellung und Pflege eines Projekt-Meeting-Kalenders, die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie die Protokollierung der To-dos und Ergebnisse beinhaltet
• Sie unterstützen aktiv beim Aufgabenmonitoring und Aufgabencontrolling insbesondere hinsichtlich der Koordination der offenen Posten Liste im Projekt und der Schnittstellenkoordination zum Projekt Office des Projektsteuerers
• Zudem sind Sie bei der Pflege der Projekttools, insbesondere Pflege der Berechtigungen, Pflege / Erweiterung der Strukturen und ggf. der Pflege der Inhalte unterstützend tätig
• Sie übernehmen die formale Kontrolle der Leistungsnachweise der externen Dienstleister sowie die formale Prüfung der Rechnungen inklusive Eingangsüberwachung und Erinnerung und führen einen ersten Abgleich mit Planansätzen sowie einen Plausibilitäts-Check durch
• Sie unterstützen bei der Koordination der externen Dienstleister und der Kommunikation mit diesen. Dabei sind Sie erste Anlaufstelle für Fragen und agieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Beteiligten

Ihre Qualifikationen:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (IHK) zum Kaufmann für Digitalisierungsmanagement, Kaufmann für IT-System Management oder Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position idealerweise als Projektassistenz (gerne im IT-Bereich)
• Sie bringen sehr gute Kenntnisse und einen routinierten Umgang in den gängigen MS Office Anwendungen mit
• Erfahrungen mit Projekt-Tools (z.B. Jira) oder Kenntnisse in MS-Project sind wünschenswert
• Sie haben eine stark ausgeprägte Fähigkeit, adressatengerecht in Wort und Schrift zu kommunizieren und besitzen Deutschkenntnisse, welche mindestens dem Sprachniveau C1 (fließend in Wort und Schrift) entsprechen

Ihre Vorteile:

• Durch Ihre Kandidatur über Hays sind Sie Teil einer kleinen, passgenauen Auswahl, die dem Kunden für diese Position präsentiert wird
• Engagiertes, innovatives, freundliches Team
• Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
• Herausfordernde Projektinhalte