Vorstandsassistent:in im Team (m/w/d)

Das Unternehmen

Unsere Mandantin ist ein etabliertes und renommiertes Unternehmen mit komplexen Organisations- und Stakeholderstrukturen. Im Vorstandsumfeld sorgt ein eingespieltes Assistenzteam mit Fokus Termin-. Postfach- und Office Management im Hintergrund für reibungslose Abläufe. Zur Verstärkung dieses Teams suchen wir Sie - eine strukturierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationsvermögen und hoher Serviceorientierung.

Sie behalten auch im dynamischen Tagesgeschäft die Ruhe und den Überblick? Veränderungen sehen Sie als Chance für Wachstum und Verbesserung? Sie nutzen digitale Tools sicher, gehen neue digitale Wege aktiv mit und bringen eine erkennbare Offenheit für innovative Lösungen mit? Sie bewegen sich sicher in einem anspruchsvollen Umfeld zwischen Vorstand und internen sowie externen Stakeholdern?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung inkl. Anschreiben mit Bezug zu Ihren relevanten Erfahrungen. Diskretion und Vertraulichkeit sind selbstverständlich.

Aufgaben

• Eigenverantwortliches Termin- und Kalendermanagement für den Vorstand innerhalb eines Assistenzteams
• Eigenverantwortliche Steuerung des Vorstandspostfachs inklusive Priorisierung, Koordination und strukturierter Nachverfolgung von Anfragen
• Koordination, Priorisierung und Abstimmung des Tagesgeschäfts, souveräner Kontakt nach intern und extern
• Sicherstellung von Fristen, Wiedervorlagen und transparenten Abläufen
• Steuerung von Anfragen sowie strukturierte Korrespondenzorganisation
• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit im Assistenzteam inkl. Abstimmung von Schwerpunkten, Prozessen und Vertretungen

Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder adäquate Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit im Managementumfeld eines größeren Unternehmens
• Routine im souveränen Umgang mit komplexem Terminmanagement und kurzfristigen Anpassungen sowie aktivem Postfachmanagement via Outlook
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und digitalen Tools, insbesondere Outlook, OneNote und MS Teams
• Strukturierte, proaktive und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Diskretion, Verlässlichkeit, Humor und Offenheit für Neues

Vorteile

• Strukturierte Einarbeitung und ein professionelles Arbeitsumfeld mit einem kollegialen Team auf Augenhöhe
• Moderne Arbeitsausstattung, umfangreiche Benefits, faire Vergütung nach Tarif sowie Sonderleistungen
• Langfristige Perspektive bei Top-Arbeitgeber