Mitarbeiter/in Office Management (m/w/d)

Nido Workspace bietet hochwertige Räume für Workshops und Meetings mitten in Düsseldorf – persönlich und mit Liebe zum Detail. Als Workspace Manager:in sorgst du dafür, dass unsere Gäste sich willkommen fühlen, alle Prozesse im Workspace reibungslos laufen und unser Team optimal zusammenarbeitet. Als 'Orga-Talent' und 'Face to the Customer' erwartet dich ein vielseitiger Job mit einer spannenden Mischung aus Front- und Back-Office Aufgaben. Wir legen Wert auf eine besondere Atmosphäre, kurze Wege und echte Zusammenarbeit im kleinen Team.

Aufgaben

1. Begrüßung & Check-in

Du bist das erste Gesicht vor Ort, empfängst unsere Gäste freundlich, zeigst ihnen die Räumlichkeiten und erklärst kurz die Technik. Dein Ziel: Ein entspannter, professioneller Start in den Tag für unsere Kund:innen. Nach dem Begrüßungs-Slot ziehst du dich zurück, damit das Meeting starten kann.

2. Planung & Organisation des Teams

Du bist für die Einsatzplanung und Organisation unseres Service-Teams verantwortlich: Wer übernimmt wann den Aufbau? Wann wird gereinigt? Welche Sonderwünsche gibt es? Du sorgst dafür, dass der Ablauf funktioniert und alle Aufgaben verteilt sind – inklusive Terminpflege, Kalender und Absprachen.

3. Lager- & Beschaffungsmanagement

Du stellst sicher, dass Getränke, Verbrauchsmaterialien und alles Notwendige immer ausreichend vorhanden sind. Einkauf und Nachbestellung gehören ebenso dazu wie ein Überblick über Bestände und kurze Lieferwege.

4. Pflege & Weiterentwicklung der Räume

Du kümmerst dich (und das Team) um die Pflege der Räume – vom Pflanzengießen bis zu kleinen Reparaturen, damit alles immer gepflegt und einladend bleibt. Du achtest darauf, dass die Atmosphäre stimmt und bringst Ideen oder Kundenfeedback für Verbesserungen ein.

Was du außerdem wissen solltest:

• Der Job ist eine Mischung aus Front- und Backoffice-Aufgaben – mit viel Kundenkontakt, aber auch klarer Orga-Komponente.
• Die Auslastung ist saisonal: Es gibt Monate mit wenigen Buchungen und Phasen mit viel Betrieb.
• Arbeitszeiten liegen meist im Vormittagsbereich (z. B. 7–13 Uhr). Ideal, wenn du flexibel bist und dir auch mal kurzfristige Einsätze vorstellen kannst.

Qualifikation

Was du mitbringst

• Freude an der Arbeit mit Menschen und ein sympathisches, souveränes Auftreten
• Struktur, Organisationstalent und einen Blick fürs Detail
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und mit wechselnden Aufgaben umzugehen
• Gute Kommunikation im Team und mit Dienstleistern
• Erfahrung im Bereich Office Management, Hotellerie, Veranstaltungsservice oder ähnlichem ist von Vorteil – aber kein Muss
• Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Flexibilität

Benefits

Das bieten wir

• Ein Arbeitsplatz in einer besonderen Wohlfühl-Atmosphäre - du sollst dich genau so wohlfühlen wie unsere Kunden.
• Du kannst jederzeit deine eigenen Ideen mit einbringen und sie eigenverantwortlich umsetzen. Wir sind ein kleines Team mit kurzen Entscheidungswegen und viel Freude bei der Arbeit. Nido ist ein Herzensprojekt und nach diesem Prinzip arbeiten wir auch.
• Entwicklungschancen: Du gestaltest die Zukunft vom Nido Workspace und deine Rolle selbst aktiv mit. Durch neue Angebote entstehen neue Verantwortungen, die wir gerne gemeinsam mit dir ausgestalten.
• Kostenlose Getränke in unserem Workspace

Bist du neugierig geworden? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung