Vorstandsassistent*in (w/m/d)

Wir verbinden Menschen, Orte und das Leben. Und somit schaffen wir Anschluss für jede*n.

Das ist nicht nur unser Beweggrund, sondern was unsere Arbeit im Kern ausmacht.

Täglich befördern wir ca. 270.000 Menschen durch Düsseldorf, Mettmann, Krefeld und Neuss und sorgen dafür, dass Sie verbunden bleiben.

Bereit für eine Aufgabe mit Sinn und Wirkung? Dann kommen Sie zu uns – und geben mit uns gemeinsam Anschluss!

Vorstandsassistent*in (m⁠/⁠w⁠/⁠d)

Aufgaben

• Sie verantworten das operative Kalender- und Terminmanagement des Vorstands und stellen eine vorausschauende sowie strategisch ausgerichtete Planung sicher
• Eigenständig priorisieren, koordinieren und lösen Sie Terminkonflikte und sorgen für Transparenz in komplexen Themen- und Gremienstrukturen
• Die Organisation und Koordination interner und externer Termine liegt in Ihrem Verantwortungsbereich; dabei unterstützen Sie professionell bei der inhaltlichen Vorbereitung
• Sie stellen die Einhaltung von Fristen, Follow-ups und Dokumentationen sicher und gewährleisten die Pflege sowie Aktualität relevanter Kontakt- und Informationsdaten
• Externe Einladungen bearbeiten Sie strukturiert, koordinieren die laufende Veranstalterkommunikation und bereiten fundierte Teilnahmeentscheidungen vor
• Posteingang, Korrespondenzablage und zielgerichtete Informationsweiterleitung innerhalb des Vorstands- und Unternehmensumfelds steuern Sie zuverlässig und diskret
• Sie managen interne und externe Anfragen professionell, führen Recherchen eigenständig durch und bereiten Informationen entscheidungsrelevant auf
• In enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem Assistenzteam des Vorstands gewährleisten Sie durch abgestimmte Prozesse und gegenseitige Vertretung höchste Verlässlichkeit und bringen sich aktiv in die Optimierung von Abläufen und Organisationsstrukturen ein

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene mit
• Ein professionelles Kalender- und Terminmanagement in komplexen Organisationsstrukturen beherrschen Sie souverän und agieren dabei stets prioritätensicher sowie lösungsorientiert
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in PowerPoint, Word, Excel und Outlook zeichnen Sie aus; Präsentationen und Entscheidungsvorlagen erstellen Sie auf Managementniveau
• Erfahrung in der strukturierten Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Managementterminen einschließlich Dokumentation und Follow-up-Steuerung bringen Sie fundiert mit
• Im Umgang mit sensiblen Informationen agieren Sie jederzeit sicher und gewährleisten eine professionelle Korrespondenz- und Informationssteuerung
• Die Bearbeitung und Koordination interner sowie externer Anfragen gehört ebenso zu Ihrem Erfahrungsschatz wie die Durchführung strukturierter Recherchen
• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und eigenständig und behalten auch bei hoher Taktung und dynamischen Veränderungen jederzeit den Überblick
• Klar, präzise und adressatengerecht kommunizieren Sie mit internen und externen Stakeholdern unterschiedlicher Hierarchieebenen
• Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein sind für Sie selbstverständlich; dabei treten Sie verbindlich und professionell auf
• Ein ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie ein hohes Qualitätsbewusstsein kennzeichnen Ihre Arbeitsweise
• Als verlässliche r Teamplayer*in im Assistenzumfeld tragen Sie aktiv zu abgestimmten Prozessen und einer vertrauensvollen Zusammenarbeit bei
• Eigeninitiative, Veränderungsbereitschaft und der Anspruch, Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln, runden Ihr Profil ab

Wir bieten

• Gestaltungsspielraum: Ihre Ideen zählen – bringen Sie sich aktiv ein!
• Sinnhafte Arbeit: Wir geben Anschluss – im wahrsten Sinne des Wortes.
• Teamspirit: engagiertes Team mit kollegialer Arbeitsatmosphäre
• Sonderzahlungen: Weihnachts-, Urlaubsgeld und Leistungsprämie
• Erholung: 30 Urlaubstage und 4 Entlastungstage
• Weiterentwicklung: Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexibilität: Hybrides Arbeiten, Gleitzeit
• Sicherheit: Attraktive faire Vergütung nach dem TV-N sowie unbefristeter Arbeitsvertrag und eine vom Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersvorsorge
• Gesundheit: eigener Fitnessraum, Fahrradleasing, Urban Sports Club sowie vielseitige Gesundheitsmaßnahmen
• Weitere Benefits: kostenloses Deutschlandticket, vergünstigtes Angehörigenticket, modernes Betriebsrestaurant, Corporate Benefits und vieles mehr

Die Rheinbahn hat sich Chancengleichheit für alle Geschlechter und berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir freuen uns deshalb sehr über Bewerbungen weiblicher Fachkräfte.

Ausdrücklich erwünscht sind auch Bewerbungen von Menschen mit Einwanderungsgeschichte. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt.

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